二、采購程序的內部監(jiān)督與控制
對采購過程中的有關組織內部控制制度、系統(tǒng)及結構進行監(jiān)督與控制,應當從企業(yè)權責劃分、履行授權批準程序、建立和健全內部控制制度、并且進行追蹤審查、連續(xù)糾正控制制度中的差錯、建立記賬人員、業(yè)務處理人員、付款人員和審批人員高度分離等方面進行嚴格監(jiān)督與控制。因此,從監(jiān)督方法角度分析,這些有效措施是糾錯防弊的關鍵方法和步驟。
對采購循環(huán)的監(jiān)督控制方法,具體包括:審查采購計劃制定機構的職責;審查采購部門與驗收部門的職責分離效果;監(jiān)控付款人與采購員的雙項任務履行情況;業(yè)務牽制效果等。對采購審批手續(xù)的實施進行考核;對訂貨控制制度有效性和適當性進行評價;對監(jiān)督檢查制度的完成情況進行分析測試等;對貨款支付手續(xù)的實際流程進行穿行測試;對發(fā)票、運輸單據(jù)、銀行存款存根、儲備定額、應付賬款等進行嚴格審查。
針對采購決策或計劃制定的準確性進行審計,包括可以利用實質性審計分析手段重新評估計劃,利用最優(yōu)訂貨模型進行檢測采購數(shù)量的合理性,對采購費用的發(fā)生進行同步實際測算,對材料途中的各種合理與不合理消耗進行比例分析,核實采購數(shù)量真?zhèn)危瑢Σ少徆芾砩系母鱾€步驟進行追蹤評價;對采購合同和方式進行合法性、合規(guī)性檢查,對采購方式中的公開招標方式利用程度進行調查,對采購品種及商品質量進行同業(yè)比較等,對采購批量進行的合理性問卷調查。
進一步的審計工作是核實并模擬分析采購成本費用。包括核實及分析付款金額的準確性,核實供貨發(fā)票的真實性,核實材料價款、進項稅額、運雜費等采購成本類型的實際金額,會計部門的總賬及明細賬登記是否及時,是否與實際驗貨數(shù)量保持一致,成本計算中的運雜費分攤是否合理,審查應付賬款及各種承兌匯票的實際到期時間,以及采購過程中的各種商業(yè)折扣記賬情況,審查各種采購所欠債務的真實程度,審計應付賬款賬戶的明細賬登記情況,還要審查采購成本賬戶在驗收入庫以后,結轉金額計算方法。